Wie sind wir vorgegangen?
Von Beginn an stand die Idee einer digitalen Lösung im Raum. Dass es am Ende ein KI-basierter Chatbot werden würde, war zu Projektbeginn jedoch noch nicht geplant. Diese Lösung entwickelte sich erst, nachdem wir Gespräche mit Arbeitgebern, ukrainischen Geflüchteten, Integrationsvereinen und Mitarbeitenden des Jobcenters geführt hatten. Ziel war es, die Herausforderungen in der Arbeitsmarktintegration besser zu verstehen. Das Projekt verfolgt daher einen nutzerzentrierten Ansatz.
In der ersten Projektphase haben wir mithilfe von Fokusgruppen, Interviews und einer Online-Befragung die Bedürfnisse der Nutzer*innen systematisch ermittelt.
In der zweiten Projektphase geht es nun darum, den Chatbot weiterzuentwickeln – vom Prototypen bis hin zur Marktreife.
Schritt 1: Wir führen Interviews mit verschiedenen Institutionen wie dem Jobcenter oder der Ausländerbehörde. Dabei überprüfen wir die Antworten des Chatbots auf inhaltliche Richtigkeit. Dies ist nur durch das Fachwissen dieser Institutionen möglich.
Schritt 2: Wir wenden uns erneut an unsere Hauptzielgruppe, die ukrainischen Geflüchteten. Hier testen wir die Bedienbarkeit des Chatbots sowie die Verständlichkeit seiner Antworten.
Am Ende der zweiten Projektphase wird ein fertiges Produkt stehen, das öffentlich nutzbar ist und gezielt bei der Arbeitsmarktintegration unterstützt.
Der OnBoard-Buddy – Ein KI-basierter Chatbot zum Thema "Anerkennung von Abschlüssen"
Während unserer Gespräche mit ukrainischen Geflüchteten wurde deutlich, dass es eine große Informationsflut zum Thema „Anerkennung von Abschlüssen“ gibt. Viele Betroffene sind davon überfordert. Genau hier setzt der Onboard Buddy an.
Der Onboard Buddy bietet eine einfache Navigation durch den Bürokratie-Dschungel. Mithilfe des Chatbots werden die Nutzer*innen gezielt an ihrem aktuellen Wissensstand abgeholt. Der Chatbot kann individuell auf die Bedürfnisse der Fragenden eingehen und sie Schritt für Schritt durch den komplexen Prozess der Anerkennung von Berufsabschlüssen begleiten. Dabei ist er in der Lage, in mehreren Sprachen zu kommunizieren.
Wichtig ist: Der Chatbot kann und soll keine persönliche Beratung ersetzen. Er dient vielmehr als unterstützendes Tool. Nutzer*innen können sich mithilfe des Chatbots bereits vorab informieren, bevor sie eine Beratung in Anspruch nehmen. So erhalten sie beispielsweise erste Hinweise darauf, an welche Stellen sie sich wenden müssen oder welche Dokumente benötigt werden.
Warum nicht einfach Googeln?
Persönliche Unterstützung statt Suchmaschine: Der OnBoard Buddy ist ein spezialisierter Chatbot, der gezielt Fragen zum Anerkennungsprozess für ukrainische Geflüchtete beantwortet. Dabei lässt er die Nutzer*innen nicht allein mit unstrukturierten Suchergebnissen.
Individuelle und lokale Expertise: Im Gegensatz zu allgemeinen Suchmaschinen wie Google ist der OnBoard Buddy speziell auf die Prozesse und Ansprechpartner in Leipzig abgestimmt.
Zugängliche Hilfe für alle: Der OnBoard Buddy kombiniert die Flexibilität eines Chatbots mit verlässlichen Informationen und steht den Nutzer*innen rund um die Uhr zur Verfügung.
How did we proceed?
The idea of a digital solution was in the air right from the start. However, it was not planned at the start of the project that it would end up being an AI-based chatbot. This solution only developed after we had held discussions with employers, Ukrainian refugees, integration associations and job centre employees. The aim was to better understand the challenges of labour market integration. The project therefore pursues a user-centred approach.
In the first phase of the project, we used focus groups, interviews and an online survey to systematically identify the needs of users.
The second phase of the project is now about further developing the chatbot – from prototype to market maturity.
Step 1: We conduct interviews with various institutions such as the job centre or the immigration authority. We check the content of the chatbot's answers for accuracy. This is only possible thanks to the expertise of these institutions.
Step 2: We turn again to our main target group, the Ukrainian refugees. Here we test the usability of the chatbot and the comprehensibility of its answers.
At the end of the second project phase, we will have a finished product that can be used by the public and provides targeted support for labour market integration.
The OnBoard-Buddy – An AI-based chatbot on the topic of ‘recognition of qualifications’
During our discussions with Ukrainian refugees, it became clear that there is a huge flood of informationon the topic of ‘recognising qualifications’. Many of those affected are overwhelmed by this. This is exactly where the Onboard Buddy comes in.The Onboard Buddy offers simple navigation through the bureaucratic jungle. With the help of the chatbot, users are picked up specifically at their current level of knowledge. The chatbot can respond individually to the needs of those asking questions and guide them stepby step through the complex process of recognising professional qualifications. It is able to communicate in several languages. It is important to note that the chatbot cannot and should not replace personal counselling. Rather, it serves as a support tool. Users can use the chatbot to obtain information in advance before seeking counselling. For example, they receive initial information on which centres they need to contact or which documents are required.
Why not just google it?
Personal support instead of a search engine: OnBoard Buddy is a specialised chatbot that answers specificquestions about the recognition process for Ukrainian refugees. It does not leave users alone with unstructured search results.
Individual and local expertise: In contrast to general search engines such as Google, the OnBoard Buddy is specifically tailored to the processes and contacts in Leipzig.
Accessible help for everyone: OnBoard Buddy combines the flexibility of a chatbot with reliable informationand is available to users around the clock.
